賃貸の法人契約を効率化する方法～個人契約との違い・煩雑な手続きはこうやって回避！【専門家がコメント】

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賃貸物件の法人契約とは？

賃貸物件を契約する際、借主が個人と法人の場合でどのような違いがあるのでしょうか。
今回は、個人契約との違いを確認しながら、実際に契約を進める際のチェックポイントやデメリットの解消法を解説します。
 

賃貸物件の法人契約は、個人の入居者に代わって事業者が結ぶ賃貸借契約です。
主に会社が社宅や事業所を賃貸する場合や、事業オーナーが事務所兼自宅として不動産を借りる場合に行います。

一般に法人契約は、個人契約よりも信用度が高く、個人事業者が不動産を借りる場合にも審査が通りやすい傾向があります。

マンションの個人契約と法人契約、違いはどこにある？

【専門家（不動産鑑定士）によるコメントあり】

物件そのものが違うわけではありませんが、法人契約では貸主の対応が違ってきます。
個人契約との相違点は大きくわけて以下の3つです。

審査基準の違い

個人契約の入居審査では、収入や借金の滞納記録などが審査されます。
その人が家賃を滞りなく支払えるかどうかのチェックということです。

法人契約でも同じように信用調査が入りますが、この場合は会社の事業年数や従業員数、資本金、売上などが入居審査の基準になります。

同じ法人契約でも、会社ではなく個人事業者が行う場合は、事業計画書や課税証明、決算報告書などが必要になるなど、基準が厳しくなります。
 

賃料の支払能力に関する信用調査で必要となる可能性がある書類には、以下のようなものがあります。

• 過去3年程度の損益計算書と貸借対照表
• 事業内容や売上の構成に関する資料
• 入居者が契約する法人の従業員であることの証明書や役職に関する資料

これら以外にも、貸主によって必要とする資料が異なります。

田井能久氏（不動産鑑定士、株式会社タイ・バリュエーション・サービシーズ代表取締役）

提出書類の違い

個人契約では身分証明書や源泉徴収票など収入証明のコピー、住民票があればよいのですが、法人契約では提出する証明書類が格段に多くなります。

物件によって必要な書類が違うこともあるので、慌てないように調べておきましょう。

登記簿謄本など会社関係の書類だけではなく、入居者個人の証明書類が求められることがあるので、注意が必要です。

個人がその身分を証明するために免許証やマイナンバーが必要なように、法人もその存在や営業実体が証明できるものが必要になると考えられます。

具体的には、以下のような資料があります。

• 法人の役員に関する資料
• 印鑑証明
• 営業上の許認可の状態と更新の可能性に関する資料

また、最近では暴排条例による「反社でないことの誓約書」なども、コンプライアンス上必要になる可能性があります。

田井能久氏（不動産鑑定士、株式会社タイ・バリュエーション・サービシーズ代表取締役）

敷金などの初期費用、保証人の違い

個人契約と比較すると、法人契約では敷金が多くなる傾向があります。
契約内容によっては、入居者の入れ替わりなどで賃貸物件の汚損や摩耗が多くなる可能性があるためです。

また、個人契約では賃貸契約時に保証会社への加入が求められますが、会社の規模によっては法人契約でも、保証会社への加入や会社の代表者か入居者本人が連帯保証人になる条件が課せられる場合があります。

法人契約の手順

では、実際の法人契約はどういう流れで進むのか、準備から契約締結までの手順を説明しておきましょう。

①物件条件と会社規定の確認

物件選びの前に社内でコンセンサスをとっておきたいのが、会社規定です。
社宅として借り上げる場合、入居者自身が物件を選び、法人が契約するケースなどでは、会社規定を満たさないことがあります。

法人が契約して社宅として扱う場合にチェックしておきたいポイントを以下にまとめました。
 

社宅扱いにする場合、家賃・間取り・通勤時間・契約期間・建物の安全性・貸主の属性などが社内規定に適合するかを事前に確認しましょう。
 

• 家賃30万円、管理費別
  会社が全額負担する場合も一部負担でも、上限が定められていることがあります。会社と入居者の家賃負担配分も含め、要確認です。
• 単身者が入居するが3LDK・ロフト付き
  単身者、ファミリーなど入居者の構成で、間取りや面積に制限がある場合があります。
• 毎朝始発で通勤、片道2時間30分
  通勤時間や距離について範囲が定められているケースも多くあります。
• 定期借家物件、入居2年で退去が必要
  契約期間が決まっている定期借家契約では、転居に費用がかかるためNGとなることが多いです。
• 築100年の木造民家、耐震構造なし、セキュリティが不安
  築年数や構造に制限があり、オートロックの有無や階数などセキュリティ面を重要視している会社もあるため、注意が必要です。
• 大家さんが同僚の父親
  不動産のオーナーが法人でないと社宅契約NGという規定の会社もあるため、貸主が個人か法人かもチェックが必要です。

たとえば度々氾濫する河川の近くのエリアや、治安が良いとはいえないエリアでは、従業員が災害や犯罪に巻き込まれるリスクがあります。

こういったリスクを避けるため、どんなに物件がよくても、ロケーションが悪いところは避けるようにしましょう。

田井能久氏（不動産鑑定士、株式会社タイ・バリュエーション・サービシーズ代表取締役）

②申し込み

契約自体の名義人は事業者でも、申し込み自体は入居者本人が行うのが一般的です。
管理会社や物件によっては、申し込み時に入居者の身分証明書や印鑑が必要なこともあるので留意しておきましょう。

申し込み後、契約までは会社の担当者が引き継ぎます。

③必要な書類を揃える

会社の規模や経営状態などを証明する書類を用意します。
必要書類は事業規模や物件によっても違うので必ず確認しましょう。

会社関係の書類の他、入居者の住民票などの証明書類が必要なこともあります。
上場会社など事業所の規模が大きい場合は、入居者書類や決算報告書、印鑑証明書が不要なこともあるようです。

必要書類のやりとりは、入居者ではなく、会社の担当者が主に郵送で行います。

④入居審査のポイント（保証会社、連帯保証人）

個人の賃貸契約では保証会社を立てることが一般的ですが、法人の場合でも事業規模などによっては保証会社に入らなければならないことがあります。
また、会社の代表者か入居者本人が賃貸契約の連帯保証人になることを求められる場合もあります。

一般に上場会社などの大会社ではそれほど時間を要さず通る審査ですが、希望通りに契約できないケースもあります。
例えば会社を設立して間がない場合、決算報告に問題がある場合など、会社によっては審査を通らないこともあるので検討が必要です。

⑤契約・初期費用の入金

審査が通り、入居できるようになったら、まず初期費用を入金します。
契約完了後にかかる初期費用は一般の個人契約と同じですが、敷金礼金などの費用負担は、会社規定によって違います。

敷金、礼金、初月家賃、管理費などの初期費用を入居者が全額負担することもあれば、会社と個人で折半、家賃以外の費用は個人が負担するなどさまざまです。
社内で確認し、明確にしておきましょう。

一般に契約は会社の担当者が行いますが、会社印の社外持ち出しが禁止されているため、管理会社などには郵送で契約書を送り、署名・押印を行います。

法人契約のメリット

法人がマンションを賃貸契約する理由で多いのが、社員の住居として利用するケースです。
社宅を利用する従業員にとっては、住宅費が節約できるうえ、わずらわしい賃貸契約からも開放されます。

一方、福利厚生を提供する会社側にも、以下のようなメリットがあります。

節税になる

住宅手当として支給すると、給与に算入されてしまいますが、社宅提供なら給与扱いにならず（※1）、家賃負担額を経費に計上できます。
また、従業員の給与額面が減ることで社会保険料などが節約できます。

結果として、従業員の所得税や市民税などの節税につながり、双方の利益につながります。
※1：社宅費の設定金額を安くしすぎると給与に算入される場合があります。
 

審査が通りやすい

一般的に、会社が法人契約で家を借りる場合、家賃滞納や支払いもれのリスクが少ないという判断から、個人契約よりも入居審査が通りやすく、従業員の精神的な負担を軽減できます。

また、地域によっては敬遠されることがある外国籍の従業員の賃貸借契約でも、個人で申し込むよりも審査が通りやすい傾向があります。

ただし、会社の規模や実績、経営状態に不安要素がある場合などは、貸主判断なので、その限りではありません。
 

賃貸物件の法人契約の落とし穴に注意！

法人契約を結ぶ前に把握しておきたい注意点や、おこりがちなトラブルを紹介します。
想定される問題に備えておくことで、大きなトラブルを避けることができます。

法人契約では敷金礼金が高くなる

貸主によっては個人契約よりも不特定多数の人が使用するという理由で、敷金礼金が高く設定されることがあります。

敷金は退出時のクリーニングやリフォーム代を差し引いた分が戻ってきますが、個人契約より初期費用で経費がかかることは念頭におきましょう。
 

法人契約で起こり得るトラブルとしては、従業員である入居者が家賃を自分で払わず会社が払うことによって、借りた部屋を大切に使わなかった結果、多額の原状回復費用がかかるような事例もあります。

そうなると家主と借主の費用負担の問題に、さらに会社も加わり、より問題が複雑化することもあります。
法人契約では、契約当事者と実際の物件の使用者との責任の範囲もしっかり決めておくことが必要です。

田井能久氏（不動産鑑定士、株式会社タイ・バリュエーション・サービシーズ代表取締役）

トラブルになる前に契約条項に注意

同じ社宅でも、契約条項によって使用条件が変わります。

契約時と社宅の利用者や方法が変更する可能性がある場合など、トラブルを回避するため、将来想定される状況について条項の記載があるかどうかを確認しておきましょう。

事前にチェックしておきたい記載条項

• ケース1：長期の作業が予定される現場で、不特定の社員の宿舎として利用したい
  不特定の社員を住まわせるために、「人員変更を認める条項」の記載が必要です。
• ケース2：社宅利用者が退職する。同じ社宅に転勤者を入居させたい
  居住者が退職し退去した場合は「賃貸契約解除後物件を引き渡す条項」が、同じ社宅に契約を維持したまま別の人を住まわせる場合は、さらに「人員変更を認める条項」が記載されている必要があります。
• ケース3：社宅利用の単身社員が結婚し、配偶者や将来の子どもと同じマンションに住み続けたい
  結婚や介護など個人的な事情で居住者が増える可能性がある場合、許諾条項の記載が必要です。

書類や手続きが煩雑

法人契約は、審査に必要な書類が多いのが難点です。

貸主や管理会社、保証会社の規定によっても違いますが、会社関係の書類だけではなく、入居者本人の住民票などの取り寄せが必要だったり、連帯保証人を立てたり保証会社に加入したりしなくてはならないこともあります。

昨今ではサテライトオフィスなどの事業所案件も増加しており、社宅の入退去が急増する年度切り替えの時期などでは、担当者に多大な負担がかかることが懸念されます。
こうした業務の煩雑さが法人契約のデメリットといえるでしょう。

法人による賃貸物件契約の機会が増加

最近では、コロナ禍により従来の社宅利用や事業所利用に加え、サテライトオフィスとしての利用や海外からの一時帰国滞在用としての利用など用途が広がり、法人による賃貸契約が増えてきています。

さらに、利用用途や会社規定によって、立地・間取り・設備など部屋に求める条件も変化しています。

求める部屋の条件例

• 女性社員が住むので、オートロックで2階以上の物件に限定したい
• 在宅勤務も可能なWi-Fi付きの部屋を借りたい
• 勤務地まで○分圏内の物件に限定したい
• 必ずつけてほしい設備や備品がある
• 海外からの一時帰国滞在や、外国籍のスタッフ向けの住まいを用意したい
• 社員間の不公平感を無くすために、同じ条件で複数の部屋を借りたい
• はじめて社宅を利用するので、いろいろ相談に乗ってほしい

こういった条件すべてを満たす部屋を探し出すのはかなりの手間がかかります。
専門のサービスを利用して任せてしまうという選択もできるでしょう。

「マイナビBiz」は法人に特化したサービスを展開しているため、条件を満たすぴったりの部屋を提案してもらえます。

法人に特化しているからこそ可能なサポートも充実しています。

賃貸契約では珍しい後払いや、申し込みや請求書の一本化など、負荷のかかる事務処理を軽減します。
また、入居期間に応じた退去時クリーニング費のみ発生し、家賃の数か月分の敷金が発生するといったこともありません。

（マイナビBiz編集部）
※本記事内の情報は2022年6月時点のものです。