社宅の「代行」と「転貸」の違いを徹底解説！ メリット・デメリットを比較

従業員の社宅管理をする上で、社宅の「代行」方式と社宅の「転貸」方式があり、どちらの方式を選べばいいのか悩んでいる企業の方もいらっしゃるでしょう。この記事では、社宅の「代行」と「転貸」のサービスを解説し、それぞれのメリット・デメリットなどを説明していきます。

企業によって社宅管理に対して、コストか、業務効率化かなど、何を一番にするのかが違うでしょう。ぜひこの記事を参考に、それぞれのサービスやメリット・デメリットを比較して、自分の会社に合った方式を選択しましょう。

社宅の「代行」と「転貸」の違いを解説

社宅の「代行」方式と「転貸」方式について、どちらがどのようなサービスを行っているかご存知ではない方も多いのではないでしょうか。どちらも似ているようで違いがあります。それぞれの内容について解説していきます。

代行方式の主なサービス

社宅の「代行」方式の主なサービスは、簡単に言うと、社宅の管理の代行です。代行方式を用いているサービスが請け負うのは、新規の物件契約から解約清算までの業務です。わかりやすく言うと、会社の代わりに社宅となる物件を探して契約したり、家賃を支払ったり、解約する際にはその手続きをしたりするといったサービスをしています。

また、賃貸借契約業務の他にも、保険や引越しの手続きを代行する業者も存在します。「代行」方式のサービスとなると、社宅の管理も楽になり、従業員の負担も減ります。

転貸方式の主なサービス

社宅の「転貸」方式の主なサービスは、賃貸物件を借り上げて社宅を導入する企業に又貸しをすることです。

委託した業者が企業へと物件を貸すシステムになっていて、企業にとって貸主は1つだけとなります。そうなることで、窓口も1つとなり、管理側の負担も軽減されることになります。

社宅の「代行」と「転貸」のメリットを比較

社宅の「代行」と「転貸」のメリットは、前述したサービスと同じように双方で違います。次で詳しく説明していきます。

代行方式のメリット

ここからは社宅の「代行」方式のメリットを3つ挙げていきます。

総務の負担を軽減

社宅の「代行」方式を取り入れるメリットの1つ目として挙げられるのが、総務の負担を軽減できることです。

主に社宅を管理する総務では、日々業務に追われています。それに加えて異動する人が多い時期に社宅の業務が加わったら、総務の負担が激増してしまいます。そこで「代行」方式を取り入れて、総務の負担を軽減しましょう。「異動する人が多い時期に人員を増やせばいいのではないか？」と思った方もいらっしゃるかもしれませんが、総務の人員の確保は簡単ではありません。「代行」方式を取り入れることで仕事の量も残業の時間も普段通りで済むでしょう。

入退去トラブルへの対応がスムーズ

社宅の「代行」方式を取り入れるメリットの2つ目として挙げられるのが、入退去のトラブルへの対応がスムーズなことです。従業員の数が多い企業になると、不動産に関する業務が未経験の方が社宅を管理する担当へと異動するケースも多く見受けられます。複数の不動産所有者と契約を取り交わしているうちに、企業側に不利な契約を締結させられてしまう可能性があり、入居トラブルへと発展するリスクがあります。

しかし、社宅に関わる業務を代行してくれる専門業者に任せておけば、契約内容に企業が不利になるポイントがないかをチェックしてもらえます。これにより、きちんとした契約を結ぶことが可能です。

また、社宅を解約する際に法外な原状回復費用やハウスクリーニング代を取られそうになっても、プロの目線から「この請求はおかしい」と指摘してもらえるので、入退去のトラブルへの対応をスムーズに進められます。

コストの軽減

社宅の「代行」方式を取り入れるメリットの3つ目として挙げられるのが、コストの削減です。メリットの1つ目で「総務の負担を軽減」と説明しましたが、総務の残業代も軽減することにつながります。

社宅の「代行」方式を取り入れることによって、会社で専門家を雇用する必要もないため、専門家の人件費や社宅管理の講習費用などのコストを削減することが可能です。これらを踏まえ、総合的な面で見ても、「代行」方式を取り入れることはコストの軽減に繋がります。

転貸方式のメリット

ここからは社宅の「転貸」方式のメリットを2つあげていきます。

計算の手間が省ける

社宅の「転貸」方式を取り入れることで、計算の手間が省けるメリットがあります。「転貸」方式を取り入れる場合だと、社宅サービスの業者へ敷金をあらかじめ支払うため、企業が再度敷金を支払う必要はありません。加えて、残高確認が不要になり、計算の手間を省けます。

社宅担当の社員の負担軽減

社宅の担当社員の負担を軽減できることも「転貸」方式のメリットです。つまり「転貸」方式を取り入れると、社宅に関するすべての業務をアウトソーシングしてくれるのです。本来は支払調書を作成しなければなりませんが、社宅サービスの業者が行なってくれるので、社宅担当の従業員がやる必要はありません。

また、マイナンバーの収集や管理も社宅サービスの業者が行なうので、社宅担当の社員の負担が軽減されます。そのため、社宅担当の従業員も他の業務に時間を割くことができ、業務を効率化することができます。

社宅の「代行」と「転貸」のデメリットを比較

ここまで社宅の「代行」方式と「転貸」方式のメリットを述べてきましたが、もちろんそれぞれにデメリットもあります。ここでは双方のデメリットを比較します。一緒に見ていきましょう。

代行方式のデメリット

社宅の「代行」方式のデメリットは3つあります

費用がかかる

当然ではありますが、社宅の「代行」を依頼することで費用がかかります。お金をかけて業務を依頼することになるので、導入前に費用対効果をしっかり検討しておく必要があります。社宅の「代行」サービスを利用する方がコストがかかってしまうのでは意味がないため、「代行」サービスで削減できるコストと自社で社宅管理をやるコストを比較しなければなりません。

したがって、何の業務をどこまで請け負ってくれるのかを把握しておくことも重要です。
「代行」サービスに頼むのか、自社で社宅管理をやるのかをきちんと検討したうえで導入しましょう。

時間がかかる

社宅の「代行」を依頼すると、自社で対応するよりも時間がかかります。社宅の「代行」サービスを行なっている業者は委託によるトラブルを回避するために、契約の部分におけるチェック項目を厳しくしています。確認事項が書面で明文化されており、それらを都度チェックしなければなりません。

また、借主への確認作業があるため、決済や初期費用の支払いに時間が必要です。あってはならないことですが、契約まで時間がかかり、決済や初期費用の入金に間に合わない場合、従業員が希望する日程の引越しができなくなる可能性もあります。契約の確認事項をしっかりチェックすることは大事ですが、引越し予定日が変更となってしまうのは困りものです。

そうならないためにも、社宅サービスの「代行」方式を用いるのであれば、早め早めの行動が大切になってきます。

個人情報の漏洩のリスクがある

社宅業務を代行することで個人情報が漏洩するリスクが発生します。社宅サービスの「代行」方式を行なっている業者に依頼することで、社宅に住む従業員の個人情報をその業者が管理することになるからです。

このリスクを少しでも抑えるのであれば、依頼する予定の社宅サービスの業者が個人情報の保護を徹底しているのかを事前に調べておきましょう。具体的な対応策を聞いてみるのもよいでしょう。

転貸方式のデメリット

社宅の「転貸」方式のデメリットは3つあります。

コストが増える

「転貸」方式の社宅サービスは「代行」よりもコスト負担が大きい傾向です。「転貸」方式で業務をアウトソーシングすることが企業にとってベストな選択なのかは検討すべきでしょう。そのため「代行」方式で委託する場合とのコストパフォーマンスを比較する必要があります。業務をどこまで委託できるのかを詳細に把握しておきましょう。

コストが増えることは企業にとっても痛いものです。コストが増えても転貸方式の社宅サービス業者に任すのかを今一度考えなくてはなりません。

物件が限られる

社宅の「転貸」方式のデメリットの2つ目として挙げられるのは、物件が限られることです。一般的な賃貸物件では「転貸」方式（＝又貸し）を禁止しているところが多く、社宅の物件が限られてしまいます。

社宅の物件が限られてしまうと、従業員はあまり社宅の選択をすることができません。従業員の社宅に対する希望（会社まで◯分、駅まで◯分、スーパー・コンビニまで◯分、オートロック、宅配ボックス設置、ペット飼育可、間取りは1LDKなど）の条件も叶えられなくなってしまいます。従業員のQOL（生活の質）向上のためにも、できれば従業員の希望を叶えた社宅を提供できる業者を選択しましょう。

一度導入すると業者の変更が難しくなる

社宅の「転貸」方式は、一度導入すると業者の変更が難しくなるデメリットがあります。もし、社宅サービスの「転貸」方式を用いている業者を変更するとなると、時間とコストが発生してしまいます。せっかく時間とコストを削減しようとして社宅サービスの「転貸」方式を用いている業者に頼んでいるにもかかわらず、変更するとなると時間とコストがかかってしまったら本末転倒です。

社宅サービスの「転貸」方式を用いている業者にお願いする際は、後々「あの時、あの業者さんに頼んでおいたらよかった」と後悔しないためにも検討に検討を重ねるのが大切になってきます。一度社宅管理の業務をしている従業員で徹底的に話し合いをするべきです。

社宅の「代行」と「転貸」の特徴を理解し自社に合うサービスを選択しよう

社宅の「代行」方式と「転貸」方式のどちらかで悩んでいる企業の方も多いでしょう。どちらにもメリット・デメリットがあるため、一概にこちらが良い、と言い切れるものではありません。

たとえば、社宅の「転貸」方式だと業務はアウトソーシングされるため、社宅を管理する従業員の業務の負担が減り、その分他の業務に集中することができます。
社宅の「代行」方式と「転貸」方式の特徴やサービスを今一度考慮し、目的に応じてどちらかに決めるといいでしょう。

なお、マイナビBizでは自社で保有する物件を貸し出す形で社宅を提供しています。条件のよい物件が多く、社員が求める条件に対して柔軟に提案・対応が可能ですので、ぜひお気軽にご相談ください。

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（マイナビBiz編集部）
※本記事内の情報は2023年1月時点のものです。