外国人社員の賃貸契約に必要な書類は？ 注意点も解説
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外国人従業員を日本に迎え入れる際、住まいの賃貸契約に必要な書類や手順を知りたい担当者は多いのではないでしょうか。
本記事では、外国人従業員に向けた賃貸物件を契約する際に必要な書類の種類や、注意点を解説しています。
賃貸契約の際に必要なことを確認すると同時に、受け入れるメリットについても分かる内容になっています。
外国人従業員の受け入れを検討している担当者はぜひ参考にしてください。
外国人による賃貸物件の利用状況ついて
新型コロナウイルスの影響もあり、ここ数年は外国人従業員の受け入れが停滞傾向にありましたが、今後も外国人従業員の住居に関する対策は企業にとっても必須事項です。国土交通省が外国人従業員の受け入れに対してのガイドラインを作成しているので、取り組むメリットも大きいと言えます。
まずは、外国人の移住者の状況を改めて確認していきましょう。
参考：在留外国人について
参考：国土交通 外国人の民間賃貸住宅入居円滑化ガイドライン
在留移住者の増加による賃貸物件ニーズの増加
厚生労働省の発表している「外国人雇用状況の届出状況まとめ」によると、2021年の外国人労働者数の人数は2007年以降最高となる、172万人を記録しております。これは過去最高の記録であり、ここ10年での増加推移をみると、2011年の68万人と比較した場合、100万人以上も増加しています。
参考：厚生労働省「外国人雇用状況」の届出状況まとめ」
ただし、新型コロナウイルスの影響もあり、増加率は停滞している状況です。もちろんコロナウイルスへの対応に変化があれば、再び増加傾向になることが予想されるので、常に外国人従業員の受け入れ態勢を考えておく必要があります。
国土交通省によるガイドラインがある
国土交通省でも外国人の民間賃貸住宅へのスムーズな入居を目的とした「外国人の民間賃貸住宅入居円滑化ガイドライン」を作成しています。企業の担当者が外国人従業員の住居確保の際、政府の作成したガイドラインが参考になるでしょう。
政府が作成したガイドラインには、日本で賃貸住宅を探す外国人に向けて、見本が6か国語で掲載されています。主な内容は下記の通りです。
・対応方法
・留意事項
・入居申込書
・重要事項説明書
・賃貸住宅標準契約書
・定期賃貸住宅標準契約書
さらに上記見本の他に、応対方法については更に５段階に分けて解説があります。
・受付
・意思確認と契約準備
・契約
・入居
・解約と退去
細かく分類されているので、外国人従業員を迎える前に、どういった対応が必要になるか確認することができるでしょう。対応方法には段階の種類に加えて、契約時の注意事項に関しては、下記のような具体的な方法が記載されています。
「家賃、敷金の金額など数字は筆談を用いる」
「日本の賃貸借契約における連帯保証人や敷金または、一部地域では慣習に基づく金銭の授受が必要な場合があることから、入居希望者が契約時に必要な書類や金銭の準備などをあらかじめ心づもりしてもらう」
上述したように外国人の受け入れに対して、かなり詳しい説明があります。
参考：厚生労働省「外国人の民間賃貸住宅入居円滑化ガイドライン」
外国人による賃貸物件の契約時に必要な書類
外国人が賃貸物件を契約する際に必要な書類について解説していきます。用意する必要があるのは下記７点です。
・パスポート
・勤務・在学証明書
・収入証明書
・勤労資格証明書
・資格外活動許可書
上述した書類がどのようなものなのか、なぜ提出が必要なのかを確認し、あらかじめ用意できるように準備をしましょう。
パスポート
外国人従業員が自国から日本へ渡る際に身分の証明は必須です。この証明にパスポートを使います。
パスポートの中でも重要なのが、写真が張られているページとビザスタンプが押されているページです。このページを提示して身分の証明をします。
勤務証明書・在学証明書
「勤務していた」「在学していた」という状況を証明する書類が必要です。
企業や、学校によっては就業証明書や雇用証明書など、呼び方が様々ありますが、特に法的な定義はありません。現在、勤めている企業、または勤めていた企業に依頼をして発行をします。
収入証明書
収入証明書は家賃の支払能力を証明するために必要な書類です。すでに仕事をしている方は、直近2〜3カ月分の給与明細書や就労証明書などの提出が求められます。
企業からの内定がある場合は、雇用契約書や内定証明書を準備しましょう。
就労資格証明書
就労資格証明書とは、日本で働く予定のある外国人が、在留資格（または法的地位）を有していること、または特定の職種に就けることを証明する文書です。
この就労資格証明書は、現在の在留資格の範囲内で働くことが可能であるかどうかを確認するためのものです。
外国人が自ら申請し、入国管理局で審査した結果、妥当であれば就労資格証明書の交付が認められます。
外国人が転職するような場合、新しい勤務先で仕事に就いたときに申請し、証明書の交付を受けることが一般的です。
資格外活動許可書
現在の在留資格で認められている範囲外の活動で、収入が伴う活動をする場合に必要となってくるのが資格外活動許可書です。「技術」「人文知識・国際業務」の在留資格でも、それ以外の活動をする場合は資格外活動許可書が必要です。
例えば、就労ビザを持っている外国人なども資格外活動許可を取得することで、本業以外の活動ができます。
資格外活動許可が認められるためには、以下の要件を満たす必要がありますのでご確認ください。
・資格外活動を行うことによって、本来の在留資格の活動がおろそかにならないこと
・本来の在留資格にかかる活動を継続して行っていること
・資格外活動が、入管法で定められた一定の活動に該当すること
・資格外活動が、法令に違反する活動や、風俗営業に該当しないこと
・収容令書の発布を受けていないこと
・素行が悪くないこと
・所属している機関（企業や学校）が資格外活動を行うことに同意していること
外国人を賃貸物件に受け入る時の注意点
外国人を賃貸物件に受け入れる際、必要書類のほかに情報を集める、入居時のルールを説明するなどやるべきことが多くあります。どのような準備をすれば外国人の受け入れがスムーズに進められるか確認しておきましょう。
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必要書類以外の情報の確認
賃貸物件を借りるには必要書類のほかにも下記のような情報が必要です。スムーズに契約するために準備しておきましょう。
・銀行口座
・電話番号
・連帯保証人
・緊急連絡先
銀行口座は家賃の引き落としをするために必要です。また、電話番号は日本で契約したものを用意しましょう。この時、日本語でのやり取りが難しい場合は日本語を話せる知り合いの連絡先も求められることがあります。
特に事前に準備が必要なのが連帯保証人の情報です。外国人従業員は日本に身寄りがないことも多く、そもそも連帯保証人が見つからない可能性があるのです。そのため、日本の知人や、就職先の社長に連帯保証人をお願いする必要も出てきます。
入居時のルール、規約を説明する
入居時に、賃貸のルール、規約の説明を丁寧に行いましょう。言葉や文化が異なることからトラブルに発展する可能性があるからです。
複数言語で説明された説明書を用意しておくなど工夫が必要です。トラブルを未然に防ぐためにも、しっかりと準備をしておきましょう。
外国人の賃貸契約に必要な書類の用意が難しい場合の対策
外国人の賃貸契約には様々な書類が必要なため、すべての書類や情報を集める事は非常に難しい作業になります。必要な手続きで担当者の業務負担が大きくなった時に検討したいのが社有社宅と借り上げ社宅です。
社宅を用意する
社宅であれば、企業が入居人に物件を貸し出すため、書類や情報を集める手間が最小限に抑えられます。
自社で入居対応や物件の管理などを実施しなければならず、業務の負担も発生してしまうなどのデメリットも存在します。
企業で借り上げ社宅を用意する
外国人が賃貸物件を借りる際、書類を用意するにはかなりの時間と労力を使います。そのような時には、企業で借り上げ社宅の導入も選択肢に入れると良いでしょう。
外国人の従業員の住居として賃貸を探す場合、社宅サービスを通じて企業で借り上げ社宅を導入すれば、必要書類も最小限にできるので採用担当者の業務負担の軽減につながります。
借り上げ社宅を提供しているマイナビBizでは、外国人の入居に際して必要な書類が不要になるだけでなく、多言語サポートなどのサービスもあるため、入居後のトラブルにも対応できます。
まとめ：外国人の賃貸契約には必要書類が不要になる社宅の検討をしてみましょう
優秀な人材の確保のためには、滞在先となる住居の確保も重要なポイントになります。賃貸契約に必要な書類がハードルになっている場合は、借り上げ社宅が解決策になる場合があります。
マイナビBizの社宅サービスは、多言語サポートなどを利用することができ、入居後もさまざまな対応が可能です。
ぜひお気軽にお問い合わせください。
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（マイナビBiz編集部）
※本記事内の情報は2023年2月時点のものです。
