社宅管理代行サービスの内容を解説！ おすすめの会社の選び方

社宅管理の業務は多岐にわたります。業務量の多さから、人員の確保、管理費用などの悩みを抱えている企業も多いでしょう。社宅管理代行会社のサービスを利用すれば自社の社宅管理業務の負担を減らすことができます。

そこでこの記事では、社宅管理代行サービスの内容や選び方を解説していきます。社宅管理の委託を検討されている企業の担当者の方は、ぜひ参考にしてください

社宅管理代行サービスとは？

社宅管理代行サービスとはどのようなサービスなのか解説していきます。代行業務は多岐に渡るため、内容を理解して上手に活用してください。

社宅管理代行サービスとは？

社宅管理代行サービスとは自社で管理している社宅管理業務を外部の企業に委託できるサービスのことです。自社で行っている社宅管理業務を外部に委託することで様々なメリットがあります。企業によってサービス内容が変わるので業務内容をしっかりと把握し、依頼できることを知っておく必要があります。

業務内容

社宅管理代行サービスは「社有社宅」か「借り上げ社宅」なのかで依頼できる業務内容が変わってきます。そのなかでも「借り上げ社宅」の方が、サービスをフル活用できることが多いです。理由としては「借り上げ社宅」には物件ごとに契約や解約の業務があり、担当者の負担が大きいからです。「社有社宅」「借り上げ社宅」にはどのような業務内容があるかを確認していきましょう。

社有社宅の場合

社有社宅とは会社が保有している不動産を活用して社宅にしている福利厚生のことです。すでに自社で保有している社宅があればおすすめですが、これから準備するとなると多額の初期投資が必要となります。

社有社宅の場合の管理業務は以下のような内容です。

・資産管理
・入居・退去の手続き
・入居者対応
・社宅の設備管理（保守・点検など）

自社で保有している物件なので、入居者の出入りは直接契約者とやり取りができますし、情報も取得しやすいので、借り上げ社宅と比較すると業務内容は煩雑ではありません。とはいえ、設備のメンテナンスや更新が必要になることから、社宅管理代行サービスを使うメリットは大きいと言えます。

借り上げ社宅の場合

借り上げ社宅の場合は自社で保有しているものではないため、社有社宅よりも多くの手続き業務が発生します。その分、社宅管理代行サービスが請け負ってくれる業務量も多くなります。

具体的な業務内容としては下記のような項目があります。

・物件情報の提供から下見
・契約・更新・解約など各種手続き
・入居・退去管理
・入居者対応
・家賃支払い・更新料・修繕費などの支払い管理
・預入金残高管理

業務内容は物件を探すことから始まり、賃貸保有者との交渉もあります。契約者が直接家賃を払うわけではなく、一度会社が家賃を払ったのち、給与天引きという流れになるので管理業務が非常に多くなるのです。

社宅管理代行サービスのメリット

社宅管理代行サービスを使うことで様々なメリットを受けることができます。具体的なメリットを知ることで、自社の社宅管理業務にかかる負担を解決できるかを検討してみてください。

社宅管理コストを削減できる

社宅管理業務を自社で実行する場合、不動産に関して専門的で幅広い業務が多く発生します。そこで管理業務を遂行していくには、社宅管理のできる人材の育成や確保が必要です。さらに、複雑な事務作業もこなさなければなりません。社宅管理代行会社を利用することで、単純に業務をアウトソーシングできるだけでなく、教育や採用にかかる費用を削減できるメリットがあります。

複数の社宅を1つの窓口で管理できる

全国に複数の拠点を持つ企業であれば、それぞれの地域ごとに社宅が必要です。管理部門のある拠点から遠い場所や全国に点在する社宅を管理するのは非常に手間がかかります。しかし、社宅管理代行サービスを利用すればこれらの悩みから解放されます。というのも、窓口を委託会社の一つに絞ることで社宅管理に関するやり取りがシンプルになるからです。

同じ地域で複数の不動産会社と契約している場合も同じことが言えます。社宅管理をアウトソーシングできるだけでなく、業務フローもシンプルにできるメリットがあります。

全国の不動産情報を集めやすい

各地に拠点があり、それぞれに社宅が必要となると従業員のニーズに応えるために、全国の不動産情報を集める必要があります。こういった情報を集めるのは、社宅管理の担当者だけでは難しいでしょう。なぜなら、ネットには出回っていない情報もあるからです。不動産業を専門にしている社宅管理代行会社を使うことでネットなどでは出回っていない不動産の情報も集められるようになるため、担当者の負担も減らすことができます。

社宅管理代行サービスのデメリット

社宅管理代行サービスにはメリットが多い一方で注意点もあります。使用するうえで発生するデメリットを詳しく見ていきましょう。

サービスによって対応できない地域がある

全国に社宅を展開している代行会社の場合、希望する地域がサービスを提供する範囲の対象外という可能性もあります。1つの地域に密着したサービスを展開している企業もあるので、拠点のあるエリアを得意としている代行会社を確認しておくとよいでしょう。

サービスや対応が悪い

社宅管理を依頼する場合、自社で管理する負担は減りますが、その分依頼している社宅管理代行会社と連絡をする頻度は多くなります。やり取りする中で相手側の対応が悪かったり、そもそも思っていたサービス内容と違ったりする場合があります。せっかく委託しているのに、代行業者とやり取りする工数が増えるのでは意味がありません。事前にサービス内容を細かく確認することや使用者の口コミを調べることで実態を把握しておくとよいでしょう。

委託コストが発生する

社宅管理代行サービスは、内容が充実しているほど委託費用が高くなることがデメリットです。しかし忘れてはいけないのは、社宅管理で抱えている問題点を解決することを目的に依頼するということです。

・自社で社宅管理を行うことによる業務量
・業務をこなすための人件費

費用だけを見るのではなく、業務の負担軽減と委託コストのバランスを考慮して代行会社を選択しましょう。

入居時、入居後のサービスが含まれていないケースが多い

社宅管理代行サービスには入居時、入居後のサポートがついていないことが多く、別途オプションの契約が必要になるケースがあります。具体的に含まれていない内容としては、入居時の引っ越し・家具家電の設置・インフラ開通などのサポートです。

入居時、入居後のサポートがないとなると現地に担当者が赴いて説明する必要があります。そうなると担当者にはかなりの負担が掛かりますから、社宅管理代行サービスを検討する際にはアフターフォローも手厚いかを確認しておきましょう。

社宅管理代行会社を選ぶコツ

社宅管理代行サービスを最大限活用するには適切な会社選びが必要です。ここからは、おすすめの会社の選び方を解説していきますので、ぜひ参考にしてください。

自社の社宅管理の問題を洗い出す

まずは自社の社宅管理の問題を洗い出す必要があります。理由としては解決したい問題を明確にしておかないと社宅管理代行会社を選ぶ際に、サービス内容が自社の求めるものかどうかの比較ができないからです。

・社内の社宅管理担当に手間がかかっている業務は何があるのか。
・自社の社宅の種類は「借り上げ社宅」か「社有社宅」か
・管理にかけている費用はいくらなのか

これらのポイントを把握したうえで、サービスの内容と自社が抱えている問題点を比較して、候補の代行会社を検証しましょう。

解決能力が高い会社を選ぶ

分析力と提案力の高い会社を選びましょう。社宅管理代行を選ぶ際、どうしても費用を重視してしまうことがありますが、自社の悩みを解決できなくてはなんの意味もありません。

サービスを開始する前にしっかりとヒアリングがあり、悩みを把握できている会社なのか確認する必要があります。自社の洗い出した問題に対して適切な提案をしてくれるのかを判断して選択するとよいでしょう。

業務体系がしっかりしている会社を選ぶ

社宅管理の依頼先には、居住者の個人情報や企業情報を提供する必要があります。セキュリティ対策が弱いと、もしもの場合に情報漏洩を起こす可能性があります。居住者の大切な家族と財産を守るために守秘義務やコーポレートガバナンスがしっかりした会社を選ぶことが重要です。情報漏洩への対策はどういった事をしているのか確認しておきましょう。

サービス内容が目的と合っているかを確認する

社宅管理代行会社のサービス内容を事前に把握し、サービスを利用する目的と合っているかを確認しましょう。人員・費用・業務量などの項目ごとに比較することをおすすめします。

また、自社の管理物件数や、利用者数などが依頼したい社宅管理代行会社の規模と見合っているのか、十分な管理能力があるのかを企業の過去の実績を調査して照らし合わせることが重要です。

サービス体制がしっかりしているかを確認する

社宅管理業務は依頼する範囲が広範囲にまたがります。そのため、各分野の専門スタッフがいるかどうかも会社を選ぶポイントです。

また、居住者が安心して生活できるよう、入居後のアフターフォローやサービス内容の詳細も事前に確認しておきましょう。入居後のサービスが不足しているとその対応に人員を投下する必要が出てくるため、社宅管理代行会社のメリットを最大限に生かせなくなります。

社宅管理代行サービスはアフターフォローも含めて検討しよう

社宅管理代行サービスは会社によって業務の幅が異なるため、自社が社宅管理で抱えている問題にサービスが対応しているかを確認する必要があります。できるだけ幅広いサービスを展開している会社を選ぶこともおすすめです。

ちなみに、マイナビBizの社宅サービスは従来の社宅管理代行サービスとは異なり、入居時の立会いや鍵の受け取り、入居後のトラブル対応などもサポートしています。契約している企業の従業員には、マイナビBiz独自の福利厚生を利用できるサービスも展開しています。もちろん支払いの一本化や電子契約が可能なだけでなく、後払いなどにも対応しています。

このように、社宅管理の業務をこなす担当者の負担を軽減するだけでなく、従業員にもメリットのあるサービスを提供していますので、福利厚生の充実を検討されている担当者の方はぜひお気軽にお問い合わせください。

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（マイナビBiz編集部）
※本記事内の情報は2023年1月時点のものです。