社宅の退去費用は誰が負担？ 入居者負担時の対応やトラブル対策を解説
社宅を管理する仕事をされている方は、従業員が社宅を退去する際、トラブルに遭遇したことがあるのではないでしょうか。トラブルがなかった方は良いですが、今後トラブルに遭わないという訳ではありません。
そこでこの記事では、トラブルを未然に防ぐために社宅の退去費用は誰が負担するのか・退去の際のトラブルに対してどういったことをすればいいのかを説明していきます。
社宅の退去費用とは
社宅の退去費用とは、従業員（＝入居者）が住んでいた賃貸物件を退去する際にかかる費用のことです。主に原状回復費用やハウスクリーニング代です。退去の費用は、賃貸物件を借りた際に支払った敷金から充当されるため、よほどのことがない限り退去費用を追加で徴収されることはありません。
しかし、退去費用が敷金を超えてしまった場合は、その分を負担しなければなりません。社宅の場合だと、その分負担しなければならない金額を誰が払うのかというところが問題になります。このことでトラブルが起きやすいのです。
社宅の退去費用に含まれるもの
社宅の退去費用は、前述したように原状回復費用とハウスクリーニング費用です。
なぜ、退去費用にこれらがかかるかというと、社宅を退去した後はすぐに違う方が入居されるからです。物件の修繕やハウスクリーニングをして、すぐ次の方へ部屋を渡します。そのため、原状回復費用やハウスクリーニング費用がかかります。
それぞれ詳しく解説します。
原状回復費用
原状回復費用は、退去する際に次に入居する方のために部屋をキレイな状態にすることに使われる費用です。国土交通省が作成したガイドラインにより、原状回復は「借りた当時の状態に戻すことではない」ことを明確化しています。
つまり、原状回復は経年劣化等を配慮して「借りた当時のまま」の状態でなくてもいいということです。
原状回復費用負担の注意点
しかし、入居前からあったキズなどに対して原状回復費を求められたケースもあります。このようなケースに対しては、入居前にきちんと部屋の中を確認して、壁や床など傷がついているところの写真や部屋全体の動画を撮っておくことなどが有効です。
退去時の原状回復費用は、トラブルになりやすいため、契約前にきちんと話し合っておくことや、ガイドラインなどを見ることが大切です。また、上記のような経年劣化を認める原状回復費用とは異なる特約も存在します。貸主と借主の合意により、上記の原則と異なる特約を定めることができます
借主が原状回復費を負担することになる要件
ただし、通常の原状回復義務を超えた負担を借主に課す特約はすべて認められるわけではありません。 裁判の結果、特約が無効と判断されることもあります。判例等によれば、特約が有効となるためには、下記の3つ の要件が必要であるとされています。
借主に特別の負担を課す特約が有効と認められるための要件
1.特約の必要性がありかつ、暴利的でないなどの客観的、合理的理由が存在すること
2.借主が特約によって通常の原状回復義務を超 えた修繕等の義務を負うことについて認識し ていること
3.借主が特約による義務負担の意思表示をしていること
出典：「東京都住宅政策本部」賃貸住宅トラブル防止ガイドライン（賃貸住宅紛争防止条例＆賃貸住宅トラブル防止ガイドライン（概要版）
そして肝心なのはやはり入居する前です。宅建業法による重要事項や本条例に基づく説明を受けるときに、原状回復等の原則を理解し、契約の内容が原則どおりか、どのような特約があるのかをきちんと確認して、契約を結ぶ判断材料にしてください。改正宅建業法の施行(平成30年4月1日)以降に既存住宅を賃貸借するときは、重要事項説明書の建物状況調査(インスペクション)に関する記述も参考にしましょう。
またペット禁止の部屋で犬や猫を飼うことは、契約違反ですから、契約の解除や退去を求められるケースもあります。退去の際には、部屋の消毒・消臭など多額の費用を請求されることにもなりかねません。ペットを飼いたいのであれば、ペット可の物件を最初から探しましょう。
修繕等が必要となった時は、速やかに貸主や管理会社に連絡をして、 対応について相談しましょう。勝手に修繕してしまうと、退去の際にトラブルとなる恐れがあります。
ハウスクリーニング費用
ハウスクリーニング費用とは、浴室やトイレ・キッチンといった水回りの汚れや床やサッシなどの汚れをハウスクリーニング専門の業者に頼んでキレイにしてもらう際にかかる費用のことです。
ハウスクリーニング費用で懸念されているのが、法外な値段を請求されたというトラブルがあることです。原状回復費用は国土交通省のガイドラインもあり明確にしやすいですが、ハウスクリーニング費用は明確さに欠ける部分があります。これによりトラブルの元になりやすいのです。
したがって、物件を契約する前にハウスクリーニング費用はいくらかかるのかをしっかり明示してもらうことが大切になってきます。
社宅の退去費用は誰が払うのか？
ここで気になってくるのが、社宅の原状回復費用やハウスクリーニング費用は誰が負担するかということです。この部分を明らかにしておかないと、のちのちトラブルにつながります。
原状回復費用は基本的に大家さん
原状回復費用は、今まで入居した方が退去する際に負担するのが通例となっていました。
しかし、大家さんが多額の原状回復費用を請求するケースが相次ぎ、トラブルが多発したことで、国土交通省が原状回復費用についてのガイドラインを設ける流れとなりました。
「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン」によると、経年劣化や入居している時に生じる通常消耗は、原則として大家さんが負担することになっています。
具体的に言うと、太陽の光で生じた壁や床の色あせ、家具を設置して生じる床のへこみ、家電の裏などに生じる電気焼けなども大家さん負担になります。
入居者が毎月支払う家賃の中にこういった消耗を修復する費用も含まれていると考えられており、退去する際には必要ではないという考えです。
入居者が払うケースも
ガイドラインでは、入居者の住み方や部屋の使い方次第で発生するもの（明らかに通常の使い方の結果とは考えられないもの）、入居者の部屋の管理が悪く損傷が発生したものについては、入居者が原状回復費用を払うものだと明示しています。借主の故意・過失や通常の使用方法に反する使用など、入居者の責任によって 生じた住宅の損耗やキズ等の復旧 、故障や不具合を放置したことにより発生・拡大した汚れやキズも借主の負担です。
例えば、部屋でタバコを吸っていて壁が変色したり、壁に穴を開けてしまったり、飼っているペットが壁を傷つけたり、ペットのニオイが残っていたりすると、原状回復費用を求められるケースがあります。
出典：国土交通省「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン（再改訂版）」
また、家具家電付きの社宅の場合、その家具家電を壊してしまうと付帯設備の修繕費を求められる場合もあります。入居者が社宅の原状回復費用や修繕費を払う場合、従業員負担か会社負担なのかが気になるポイントですが、実は、今のところどちらが支払うのかは明確に決められていません。こういったことがトラブルのもととなるのです。
社宅の退去費用でトラブルにならないためのポイント
前述した通り、退去費用を入居者（従業員）が払うのか、会社が払うのかについては明確な決まりはありません。しかし、そこのところをはっきりさせておかないとトラブルの元になります。その際に有効となるのが、次でご紹介する4つの項目です。
国土交通省のチェックリストを活用する
退去する際の原状回復をめぐるトラブルを防ぐため、「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン」を制定しました。このガイドラインのチェックリストに基づき、入居者と大家さんで実際の物件に、入居する前からある傷や日焼けの有無・床や壁のへこみなどをチェックして共有しておくことが大切です。このようなチェックリストを用意していない大家さんもいるため、社宅用のチェックリストを事前に作成しておくことをおすすめします。
出典：国土交通省「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン」
入居時に契約条件を従業員に説明する
社宅の入居時に契約条件を従業員にきちんと説明することも大切です。入居時の契約にある原状回復義務を従業員に伝えておかないと、トラブルの元になる場合もあります。
原状回復義務は今までお伝えした通り基本的には大家さんの負担となりますが、借主負担という特効条項があれば、その特効条項が有効になります。このような特効条項がある場合は、入居者（＝借主）がはっきりと理解しておかないといけません。社宅の入居時の契約条件をきちんと従業員に説明しておくことや実際に契約書を開示することが、トラブル回避のためになります。
あらかじめ規定を作っておくことも大切
あらかじめ社宅規定に原状回復費用やハウスクリーニング代の負担をどちらか（従業員か会社か）にするのかについて明らかにしておくことも重要になってきます。
原状回復費用はこれまで説明してきた通り、基本的には大家さんが負担しますが、壁に穴を開けたり、飼育しているペットが壁紙を破いていたりすると、借主負担となります。このような場合、従業員負担であるのか、会社負担であるのかということをトラブルを回避するためにも社宅規定で定めておくべきです。
従業員と誓約書を取り交わしておく
原状回復費用やハウスクリーニング代でトラブルにならないように、従業員と入居前に誓約書を取り交わしておくことも大事です。誓約書を作成し、従業員に誓約書を読んで署名してもらい、回収して保管するという手間が発生しますが、トラブル回避のためにもやっておくべきです。
会社で払う場合の経理処理の方法
従業員負担ではなく、会社で原状回復費用やハウスクリーニング代を支払う場合、経理処理はどうすればいいか迷ってらっしゃる方もいるかもしれません。
原状回復にかかった費用は消費税の課税対象となり、課税取引として処理をしてください。また、勘定科目は「修繕費」とするのが正解です。お金の流れを明確にするため、適切な仕訳処理をしてくださいね。
社宅の退去費用負担はトラブルのもと！事前に対策しておこう
社宅を退去する際の原状回復費用は国土交通省が定めているものの、煩雑でトラブルのもととなる場合が多いです。ハウスクリーニング代も同じことが言えます。そういったトラブルを避けるためにも事前に従業員に説明をしたり、社宅規定を定めたり、誓約書を取り交わしたりすることが大切です。会社に合ったベストな対策をしましょう。
なお、マイナビBizでは煩雑な退去手続きも含めて、社宅に関わる業務をアウトソーシングできるサービスを提供しています。社宅サービスの専門スタッフが対応いたしますので、ぜひお気軽にご相談ください。
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（マイナビBiz編集部）
※本記事内の情報は2023年1月時点のものです。
