社宅代行サービスの内容を徹底解説！ メリット・デメリットを比較

社宅代行サービスは賃貸物件の準備や契約・支払いに関わる業務を、総務・人事の担当者に代わって遂行してくれるサービスです。

社宅に関わる仕事をアウトソーシングできれば、本来の業務に集中できます。しかし、サービスの具体的な内容がわからず、まずは情報収集をしたいと考えている担当者は多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、社宅代行サービスの内容やメリット・デメリットを徹底解説します。ぜひ、この記事を参考に社宅代行サービスの業務を理解し、委託先の検討に役立ててください。

社宅代行とは

社宅代行とは、社宅制度を導入している企業の担当者に代わって業務を実施するサービスのことです。社宅代行には不動産の物件探しや契約と解約の代行・賃料の支払いなど、幅広いサービスが含まれます。

特に借り上げ社宅では、物件を借りるのに不動産会社とのやり取りや契約の手続きが必要になるため、専門知識を持つ代行会社へ依頼することで大幅な業務削減が期待できます。また、社宅規程に合う物件を探してくれたり、請求書を一本化できたりと業務の効率化も可能です。

社宅代行のサービス内容

社宅代行サービスでは、社宅の新規契約や更新・解約手続きなどが主なサービスです。社宅管理に関する業務は多岐にわたり、社内で処理するには相当な業務量になります。

代行サービスが網羅してくれるサービスの一例は以下になります。
・物件探し
・物件の下見
・入居申し込み
・契約内容の調整（社宅規程の範囲内かどうかの確認）　
・新規契約の手続き・締結
・賃料の支払い業務
・支払い調書の作成

それぞれ詳しく解説していきます。

物件探し

社宅を準備するためにはまず物件を探すところから始まります。

社宅規程の範囲内で従業員の希望をヒアリングし、物件を探すのには手間がかかりますが、社宅代行会社であれば全国の不動産と連携し、豊富な物件情報から入居者にさまざまな物件を紹介してくれます。特に大手の社宅代行サービスは連携している不動産が多く、豊富な選択肢の提供が可能です。

物件の下見（内見）

図面だけでは間取り以外の住宅の詳細が把握できません。想像とは違う住宅だったとなるとトラブルのもとになってしまいます。そのため、物件の下見が必要です。

とはいえ、担当者や入居予定の従業員が現地に見に行くのでは日程調整も含めて手間がかかります。社宅代行会社では、下見の手配に関わる業務を代わりに実施してくれます。なかには、物件の内部を撮影し、画像や動画で下見ができるサービスを提供しているところもあるようです。

入居申し込み

物件を選定した後の入居申し込みも、社宅代行会社が実施してくれます。

申し込みをするだけでも不動産会社や大家さんへの連絡や書類提出が必要になるため、代行してもらうことで担当者の負担を削減できます。特に、複数の不動産会社や大家さんへの申し込みを同時に進める場合、窓口が分散して連絡を取り合うだけでも工数がかかるため、少人数で業務をこなしている企業は頼もしく感じるでしょう。

契約内容の調整（社宅規程の範囲内かどうかの確認）

契約を締結する前に、契約内容のチェックが必要です。

代行会社は、条件が社宅規程に沿っているかの確認や修正など、契約内容の調整を実施してくれます。内容を確認するだけだと思うかもしれませんが、契約先ごとにフォーマットが違っていたり、同じ内容でも違う書き方をされていたりと、不動産の業務に慣れていない担当者には見えない負荷がかかるものです。代行会社は不動産に関する仕事に精通しているため、スムーズに調整を進めてくれます。

新規契約の手続き・締結

入居に関する契約書類に不備がない場合、次は契約の締結に移ります。

契約書の受け渡しはもちろん、署名や捺印を代行するサービスを提供している会社もあります。他にも、独自の社内システムを構築し、確認作業をWeb上でスピーディーに進められるよう工夫している企業もあります。ただし、契約書の締結までをサービス内容としている企業が多く、従業員への鍵の受け渡しや入居時の立会い・入居後のフォローは担当部署が担うケースがほとんどです。

賃料の支払い業務

社宅代行会社は賃料の支払い業務も請け負ってくれます。新規契約時には、以下のような初期費用が必要です。
・初月家賃
・敷金
・礼金
・仲介手数料

1件ごとに支払い手続きをするのは時間がかかりますが、代行会社に依頼することで一本化できます。また、毎月の賃料の支払いについても同様です。複数の不動産会社と契約している場合、個々の支払いを代行し、あとから一括で請求してくれます。他にも、更新料や更新手数料の支払い・解約時の修繕費の支払いなどにも対応している会社がほとんどです。

支払い調書の作成

社宅代行サービスの一環として、年末の支払調書の作成も含まれています。

支払い調書とは、社宅の提供で発生した費用の支払いをどのような内容で、年間いくら支払っているかを税務署が把握するために提出が義務化されている書類です。税に関する専門知識が必要になり、法令遵守にも関わる内容なので、担当者には負担の重い業務です。セキュリティの関係上、調書作成の依頼が難しい場合もありますが、代行会社が記入に必要なデータをそろえてくれるため、担当者の負担が軽減できるでしょう。

社宅代行サービスを使う5つのメリット

「社宅代行サービス」を利用することで、新規契約・更新・解約をスムーズに処理することができます。また社宅のプロが手続きを行うため、豊富な物件紹介、適切な物件取引を受けることができます。自社で同様のレベルを実現させるためには、膨大な事務と専門知識を要するため、社宅代行の利用は魅力的といえるでしょう。

社宅代行サービスを利用することで得られるメリットに以下の具体例があります。
・全国の部屋に対応している
・煩雑な社宅業務を一本化できる
・繁忙期にも対応できる
・不動産関連のコストを削減できる
・社宅利用者の負担を軽減できる

それぞれ順番に見ていきましょう。

全国の部屋に対応している

社宅代行会社はさまざまな不動産会社とのコネクションを持っており、全国の物件探しに対応しています。全国に支社のある企業の場合、本社にある人事・総務部署だけで全国の社宅を手配するのは困難です。代行会社であれば、従業員一人ひとりに適した部屋を探してくれます。不動産ならではの業務に精通している代行会社にしかできないサービスといえるでしょう。

煩雑な社宅業務を一本化できる

大きな企業になればなるほど、社宅利用者も多くなります。そのため、社内で社宅管理するには莫大な事務作業をこなす必要があります。

しかし、社宅代行サービスに委託することで、煩雑な事務作業から解放されます。なぜなら、社宅代行会社はこのような業務をこなすためのリソースや知見を持っているからです。営業所が全国に点在しているような企業の場合、社宅に関する業務を一本化することで、利用者の管理も容易に行えるようになります。

繁忙期にも対応できる

仕事の関係上、社宅の新規契約や転居は年度末に集中してしまいます。年度末は社内のほとんどが多忙で手が回りません。そんな中で社宅の事務作業に多くを割くことができないでしょう。

しかし、代行会社に委託している企業であれば、繁忙期でも社宅に関する業務に割くリソースを減らせるため、通常時と同じ人員で対応できます。そのため、繁忙期でも大きなコストをかけずに社宅業務を遂行できます。

不動産関連のコストを削減できる

社宅代行企業は不動産に関する知識や経験のあるエキスパートです。賃貸料金や原状回復費用の適正化など、専門知識のない担当者には交渉が難しいことも社宅代行会社に任せられます。不動産会社の言い値よりも安くできる可能性が高まり、コスト削減にもつながります。

社宅利用者の負担を軽減できる

社宅代行会社に業務を依頼することで、担当部署だけでなく利用者の負担も減らせるメリットがあります。

豊富な知見のある代行会社であれば、入居者が求める物件に適した提案が可能なため、物件選びでのやり取りが少なくなるでしょう。また、人事・総務が他の業務で多忙なときも、事務手続きがスムーズに進むため、引っ越しも余裕をもって対応できます。このように、利用者の社宅選びにかかる工数を減らし、安心して業務に取り組んでもらえるようになります。

社宅代行サービスの3つのデメリット

社宅代行は便利なサービスである一方で、デメリットもあります。当然ながら外注しているため、依頼費用は支払わなくてはなりません。その他にもサービス利用時に注意すべき点があります。

委託費がかかる

社宅代行はサービスが充実しているほどコストがかかってしまいます。契約書類の保管なども依頼している場合や様々なオプションによっては別途保管料や手続き費用がかかる場合があります。このように、委託費がかかる点は社宅代行サービスのデメリットです。

しかし、社宅に関する業務を社内で対応する場合は、相応の仕事量をこなすための人員確保や残業による人件費の増加も考えられるため、両者を比較したうえで判断する必要があるでしょう。

個人情報を渡す必要がある

社宅を借りる以上、居住者の個人情報や企業情報が必要となります。セキュリティ対策が弱いと、もしもの場合に情報漏洩を起こしてしまいます。ウイルス対策や、万が一の漏洩がないよう、どのような対策をしているかをあらかじめ確認しておきましょう。

入居時・入居後のサポートは含まれていない

社宅代行会社に入居時や入居後のサポートを依頼するには、別途オプションの契約を求められるケースがほとんどです。入居時の引っ越し・家具家電の設置・インフラ開通などのサポートは一般的なサービスには含まれていません。

契約後の対応を社内で行う場合、入居の立会いや利用者に説明をするためには1件ずつ現地に行く必要があり、担当者に大きな負荷がかかるでしょう。そのため、代行会社を選ぶ際にはアフターフォローにも着目して探す必要があります。

社宅代行サービスはアフターフォローも含めて検討しよう

社宅制度を導入している企業にとって、社宅代行は便利なサービスです。煩雑な業務や不動産の専門知識が必要になる仕事を委託することで、本来の業務に専念できます。

しかし、代行してくれる業務範囲は各企業によって異なります。そのため、少人数で社宅業務を担当していたり、従業員数が多かったりする会社では、委託しても想定より多くの業務が残るケースも見受けられます。そのため、できるだけ幅広いサービスを提供している企業を選ぶことが重要です。

マイナビBizが提供する社宅サービスは、今まで社宅代行会社が提供してこなかった範囲まで対応している新しいサービスです。入居時・入居後・退去までのサポートをしており、入居者には福利厚生も提供されます。担当者の負担の軽減だけでなく、入居者の手間の削減、メリットも豊富なサービスを展開しています。
社宅制度の運用にお悩みの方は、ぜひ以下のリンクからお問い合わせください。

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（マイナビBiz編集部）
※本記事内の情報は2023年1月時点のものです。