社員寮運営の効率化と業務負担の軽減、生活環境の向上による社員満足度大幅アップ

システム開発や運用保守を通じて、幅広い分野にソリューションを提供している株式会社キューブシステム。同社では、地方採用の拡大と若手社員の成長支援を目的に、社員寮の整備と運営の効率化に取り組んでいます。

今回は、総務部長として総務部全般の計画管理や全体統括を担当する伊東順一さん、総務部マネージャーとして総務業務のマネジメントを担う田原利明さん、社員寮の契約管理や現場での運営サポートを行う冨沢元輝さんにお話を伺い、同社が抱える課題と、それを解決するための取り組みについて詳しくお聞きしました。

社員寮の管理負担と新入社員の住居の不安をどう解消するか

ー これまでの社員寮運営について教えてください。

伊東さん：当社では、地方から人材を採用する中で社員寮は欠かせない福利厚生の一つでした。慣れない土地での生活には不安が多いですが、安心して住める環境が整っていることが、早期の業務適応や成長を支えています。以前は一棟単位で寮を借り上げていましたが、利用者数が増えるにつれ、収容人数の限界や老朽化した物件の管理負担が重くなり、運営の見直しが必要になりました。

ー具体的にはどのような課題がありましたか。

田原さん：運営の見直しにあたってはまず、一棟単位ではなく部屋単位での契約に切り替えました。そこで挙がった課題としては、物件ごとの設備のばらつきや、契約に伴う煩雑な手続きです。

伊東さん：また、 最大の課題は繁忙期における業務負担でした。特に3月は新入社員の引っ越しが集中する繁忙期のため、引っ越し対応や鍵の受け渡し、水道・ガスの手続きに追われる状況が続いていました。これにより、総務部全体のリソースが逼迫していました。

冨沢さん：現場レベルでは、入退去時の手続きや居住者からの問い合わせ対応が増えていました。特に初めて一人暮らしをする新入社員には、生活のサポートを求められる場面が多く、それが業務負担の一因になっていました。  

マイナビBizを導入し、効率化と満足度向上を両立

ー課題解消のためにどのような取り組みを行いましたか？  

田原さん：まず、総務部全体で課題を整理し、優先順位を付けることから始めました。導入を検討するにあたり、社宅の契約や管理にかかる業務負担の詳細を洗い出し、どの部分を外部に委託することで最も効果的に業務効率化ができるのかを検討しました。特に、契約手続きや鍵の受け渡しといった業務が総務部の負担になっていたため、それらを一括して対応できる仕組みが求められていました。

最大の課題だった繁忙期の業務負担軽減を最優先とし、外部の力を活用する方針の中で、他社と比較し、 マイナビBizの業務代行や住環境の整備が期待できる点に注目しました。また、物件選定の段階で、設備や環境の統一性を確保できる点も重要でした。社員の住環境にばらつきがなくなることで、不公平感が解消されることを期待しました。

冨沢さん：さらに、新入社員にとって住環境がスムーズに整うことが非常に重要だと考え、契約から入居準備までを一括して対応する仕組みを導入しました。この結果、社員が安心して新生活をスタートできるだけでなく、総務部としても日常業務に集中できる環境を作り出すことができました。

ー部屋を利用した社員からの具体的な声があれば、ぜひ教えてください。

冨沢さん：「部屋が清潔で快適」「設備が整っているため安心して生活できる」といった声が多いです。特に新入社員からは、「初めての一人暮らしだったが、住環境が整っていたため不安が少なかった」と感謝の声が届いています。また、利用した社員から集めた社宅利用に関するアンケートでは「家具や家電の準備が不要で手間が省けた」という点も高く評価されています。初めての職場で生活を始める新入社員にとって、快適な住環境が整っていることは、精神的な安心感にもつながっているようです。

田原さん：社員同士の関係性にも良い影響が出ています。同じ基準の住環境で生活することで、寮内での交流がスムーズになり、同期同士の絆が深まったとの声もあります。また、住環境への不満がなくなったことで、社員が仕事により集中できるようになったと感じます。

ー総務部全体にとっての効果はどうでしたか？

伊東さん：総務部としての最大の効果は、繁忙期の業務負担が軽減されたことです。これまでは、業務が複雑化するたびに追加のリソースが必要となっていましたが、導入後はその必要がなくなりました。また、住環境の整備によって、社員が生活に集中できるようになり、業務全体の効率向上につながっています。結果的に、社員の生産性や満足度が向上し、会社全体の働きやすさにも寄与しています。

冨沢さん：これまでは新入社員が一斉に引っ越しを行う3月が最も忙しい時期で、週末をすべて引っ越し対応に充てていました。しかし、マイナビBizに契約手続きや鍵の受け渡しといった業務を一括してお任せできるようになったことで、その時間を他の業務に充てられるようになりました。この効率化は総務部全体の業務プロセスにも良い影響を与えています。

田原さん：また、社員寮の設備や住環境が統一されたことも成果のひとつです。以前は寮ごとに家具や家電の有無、部屋の設備や環境にばらつきがありましたが、マイナビBizのサービスでは、統一基準を満たした物件が提供されるため、社員間での不公平感が解消されました。その結果、住環境に関する不満の声がほぼなくなりました。また、物件選びや契約に伴う業務がすべて代行されることで、総務部の業務負担が大幅に軽減されました。

伊東さん：社員満足度の向上も、見逃せない効果の一つです。導入前は設備の違いにより、「この寮は暮らしにくい」といった不満の声が挙がることがありました。しかし、導入後はどの社員寮も一定基準を満たしているため、社員からは「住環境が整っているので安心して生活できる」という声が多く寄せられています。特に、家具や家電が初めから揃っている点が好評で、引っ越しの準備に時間を取られず、スムーズに生活をスタートできたという意見が目立ちます。

社員満足度だけでなく、採用競争力も大幅に向上

ー社宅を導入することによって、会社全体にどのような影響を与えていますか？

伊東さん：社宅は、地方から配属される新入社員にとって、仕事と生活の両方で安心感を提供する大切なインフラです。特に、初めて東京で働く地方出身の社員やそのご家族にとって、「会社が整備した住環境で安心して働ける」という信頼感を提供できています。このような安心感は、採用活動においても応募者の決断を後押しし、会社全体のイメージ向上にも寄与していると感じています。

冨沢さん：「社宅が整備されているから応募を決めた」という声を実際に多く耳にします。特に、家具や家電が最初から揃っている物件が用意されていることで、入社後の引っ越し準備が軽減され、社員にとって非常に大きな安心材料となっています。また、社宅は福利厚生の一環として会社の魅力を高める役割を果たしており、結果的に採用競争力の強化にもつながっています。

田原さん：住環境が整っていることで、社宅を共有する社員同士のコミュニケーションが活性化する場面が多く見られるようになりました。特に、同じタイミングで入社した社員が近くの部屋に住むことで自然と交流が生まれ、同期同士の絆が深まるきっかけになっています。このようなつながりは、職場でのチームワークや仕事への集中度を高めるうえでも非常に有益です。また、社宅が快適であることで、社員が生活面の不安を感じることなく仕事に集中できるという効果も期待できます。

ー今後の社員寮運営についてどのような計画をお持ちですか？  

伊東さん：これまでの成功事例を基に、さらに効率化を進めながら、社員満足度を向上させる取り組みを続けていきたいです。

冨沢さん：社員が生活面の不安なく業務に集中できる環境を提供することが、会社全体の生産性向上に繋がります。今後も、マイナビBizのサービスを活用しながら、より良い住環境を実現していきたいと思います。  

社員満足度を支える「住まい」のチカラ

ー社宅の導入によって、社員の働きやすさや企業の魅力にどのような違いが生まれましたか？

伊東さん：社宅は単なる住まいではなく、社員が安心して働ける基盤そのものだと思っています。特に地方から配属される社員にとっては、新しい環境にスムーズに適応するための重要なサポートとなります。住まいが整っていることで、生活面での不安が軽減され、仕事に集中できる環境を提供できるのは、会社としての大きな責任の一つだと考えています。

さらに、社宅制度を通じて、社員同士のつながりを強化する効果もあります。同じ社宅で生活することで自然とコミュニケーションが生まれ、同期や部署を越えた交流が活発化しています。このような関係性は、会社全体のチームワークの向上や、働きやすい職場環境の形成にもつながっています。

田原さん：また、社宅は採用活動においても重要な役割を果たします。「社宅があるから安心して応募できた」「新生活を始める負担が軽減された」という声が多く聞かれるように、住環境の整備は、会社を選ぶ決め手になることが多いです。福利厚生の一環として、社宅を整備することが会社の魅力や採用競争力を高める要因となっているのは間違いありません。

冨沢さん：社宅があることで、社員一人ひとりが「会社に大切にされている」と実感できます。福利厚生の充実は、社員のモチベーションやエンゲージメントを高めるだけでなく、会社全体の信頼感の向上にもつながります。マイナビBizを活用することで、これまで以上に統一感のある高品質な住環境を提供できるようになり、社員からの信頼も厚くなったと感じます。　　　　

総務部としても、社宅の運営を通じて社員に安心を提供することが、会社全体の生産性を向上させる基盤になると感じています。マイナビBizを活用した結果、効率化と高品質な住環境の両立が実現できたことは非常に大きな成果でした。「社員が働きやすい環境を作る」というミッションを果たせていることに、私たちも手応えを感じています。