採用イベントの宿泊オペレーションを一本化。担当者の工数を大幅削減し、学生の参加ハードルも解消。

通信インフラ工事をはじめ、国内の情報通信ネットワークを支えるエクシオグループ株式会社。同社では毎年、複数エリアをまたぐインターンシップや内定式、新卒研修など、多岐にわたる採用イベントを実施しています。参加学生の宿泊手配をいかに効率よく、かつ学生にとって負担なく運営するかは、採用担当者にとって長年の課題でした。

今回は、人財開発部採用担当の坂田泉さん、蓮沼結香さんにお話を伺い、個人手配から法人一括手配へ切り替えた経緯と、マイナビBizを活用することで実現した採用イベント運営の変化についてお聞きしました。

問い合わせ・領収書回収・精算対応... 採用担当者を悩ませていた宿泊手配の負担

― インターンシップでマイナビBizをご活用いただきましたが、まずどのような内容で実施されているのか教えてください。
坂田さん ： 主に夏季に実施しており、1日〜2.5日程度のプログラムを10〜15コース用意しています。渋谷をはじめ複数のエリアをまたいで実施するため、コースによって通う場所が異なります。たとえば渋谷だけに通うコースもあれば、渋谷に加えて和光や板橋にも行くコースもあるなど、学生によって実施するエリアがさまざまなのです。参加人数は少ない時で5名程度、多い時には20名規模になることもあります。地方から来る学生も多く、宿泊が必要なケースが少なくありません。

― 以前は、宿泊手配をどのように運用されていましたか。
坂田さん ： 学生自身で宿を予約していただく形でした。こちらから推奨エリアと金額の上限はお伝えしていましたが、実際にどのホテルを取るかは学生自身に委ねている状態でした。宿泊費については、事後に領収書を提出してもらい、それをもとに精算するという流れです。以前は精算を現金で手渡しするケースもありました。

― 当時、運営していて最も大変だったことは何でしたか。
坂田さん ： 開催が近づくにつれて、場所や金額、経路に関する問い合わせが増えてくることです。どのエリアに泊まればいいか、金額はいくらまで大丈夫か、会場までどうやって行けばいいかなど、内容はさまざまでした。しかも1回のやりとりで解決することはほとんどなく、何度もメールや電話でやりとりを重ねることもありました。
なにより、インターンシップの準備で最も忙しい時期と問い合わせのピークが重なるため、対応しているうちにあっという間に時間が過ぎてしまうんです。問い合わせが集中する時期は他の採用業務が後回しになってしまうこともありました。

蓮沼さん ： また、宿泊先が学生ごとに異なることも、運営の手間を大きく増やす要因でした。それぞれの宿泊先から会場までの経路を確認し、交通費を一人ひとり試算しなければならず、その作業だけでもかなりの時間を取られていました。

坂田さん ： それに、領収書を1枚1枚回収して金額を照合する作業は、人数が増えれば増えるほど時間がかかります。5名程度であればまだなんとかなりますが、20名規模になってくると、その作業だけで相当な時間を取られていました。しかもインターンシップが終わった後にまとめて処理する形だったため、その時期に事務作業の負担がどっと集中してしまいます。とくに現金を手渡しする運用だった時期は、紛失などのリスクも常に頭にありました。また、学生にとっても、参加前に自分でまとまったお金を立て替えなければならないのは、決して小さな負担ではなかったはずです。

― 当時、こうした事務作業は業務全体のどのくらいを占めていましたか。
坂田さん ： あくまで体感ですが、交通費や宿泊費まわりの事務作業だけで、業務全体の約2割ほどを占めていたと思います。もともと「採用イベントの運営とはこういうものだから」と思っていた部分もあって、それが当たり前になっていたところもありました。ただ、なくせるものならなくしたいという気持ちはずっとあったんです。そのタイミングでマイナビBizのご担当者からご連絡をいただいたことが、切り替えを真剣に考えるきっかけになりました。

学生数の増加で、従来の個人手配運用が限界に

― 法人手配への切り替えを検討されたきっかけを教えてください。
坂田さん ： 大きなきっかけは、対面のインターンシップが増えてきたことです。それ以前はオンラインでの実施が多く、参加人数も少なかったので、個人手配でもなんとか回せていました。コース数もそれほど多くなく、宿泊が必要な学生自体が限られていたんです。ところが対面に切り替わり、参加人数も増えてくると、これまでのやり方では到底対応しきれないという場面が増えてきました。問い合わせの量も、それに比例して増えていきました。

蓮沼さん ： 加えて、ホテルの価格高騰も無視できない問題でした。学生が個人で予約すると、それぞれが異なる金額を支払うことになります。高騰している時期には上限を超えてしまうケースも出てきますし、学生によって泊まれるホテルのグレードに差が出てしまうことへの不公平感も気になっていました。それであれば、まとめて手配してしまったほうが、コスト面でも管理面でも合理的ではないかと考えるようになりました。

― マイナビBizの導入を検討した経緯を教えてください。
坂田さん ： マイナビBizのご担当者から直接ご連絡をいただいたことが、サービスを知ったきっかけです。ちょうどそのタイミングで「どうにかしなければ」という気持ちが高まっていたので、話を聞いてみようと思いました。
一番気にしたのは、コスト面です。ただ、実際に話を聞いてみると、想像していたよりもコストを抑えられることが分かり驚きました。従来の運用と大きく変わらない費用感だったこともあり、コスト面の懸念は解消されました。また、タイトなスケジュールの中でもスムーズに導入を進めていただけたことが信頼感につながりました。何かあった際にも相談から対応まで任せられる安心感があり、導入を決めました。

― 一番大きな導入の決め手は何でしたか。
坂田さん ： 精算をはじめ、物件探し・契約・緊急対応まで、すべてを一本化してお任せできるという点が一番大きかったです。前泊・後泊にも柔軟に対応いただけると聞いて、これなら運営がずいぶん楽になると感じました。何かあったときにマイナビBizに一声かければ動いていただける、その安心感が決め手になりましたね。

― 社内での承認はいかがでしたか。
坂田さん ： 担当者の負担軽減や学生へのメリットをまとめて上司に説明したところ、すんなりと賛同していただけました。もともと手間がかかっていることは部門内でも共有されていましたし、「なんとかしたい」という意識は皆の中にあったんだと思います。なので、承認のプロセスでとくに苦労したという記憶はないですね。改めて振り返ると、タイミングよくご提案いただけたことが、導入をスムーズに進められた大きな要因だったと感じています。

導入後、ホテル・経路の問い合わせはほぼゼロに。工数は約3割削減

― 導入後、インターンシップの運営はどのように変わりましたか。
坂田さん ： 一番大きな変化は、ホテルや経路に関する問い合わせがほぼなくなったことです。以前は開催が近づくにつれて次々と連絡が来て、その対応に追われる日々でしたが、そういったやりとりがほぼなくなりました。宿泊先が決まった段階でホテルの情報をメールでお知らせするだけで、学生からの問い合わせが来ることがなくなりました。以前と比べると、この変化だけでも本当に大きいと感じています。精算についても、今は請求書払いで一本化されたので、領収書を確認する作業自体がなくなりました。

蓮沼さん ： 学生に対して送るメールの量も大幅に減りました。以前は、学生がちゃんとホテルを予約できているかどうかの確認や、無事に帰れているかどうかの確認など、宿泊まわりのやりとりに多くの時間を取られていました。インターンシップ中も、どこに誰が泊まっているかがバラバラだと、何かあったときに状況を把握するだけでも一苦労です。今は宿泊先が一カ所に集約されているので、把握も連絡もシンプルになりました。そういった確認作業に追われることがなくなったことで、気持ちの余裕が生まれたと感じています。

― 本来の採用業務に充てる時間は増えましたか。
坂田さん ： あくまで体感ではありますが、これまで宿泊まわりの事務作業に取られていた時間が1割程度にまで減って、全体として2〜3割ほど余裕が生まれた感覚があります。その分を学生対応や採用イベントの中身を考えることに充てられるようになったのは、大きな変化です。以前はインターンシップの直前や直後に事務作業が集中して、本来やるべきことが後回しになっていたこともありましたが、今はそういうことがなくなりました。

― 宿泊拠点を池袋に集約したことの効果はいかがでしたか。
坂田さん ： インターンシップでは渋谷や埼玉方面など複数のエリアに移動する必要があるのですが、池袋はどちらへのアクセスも良く、乗り換えも少なくて済むエリアです。また駅直結のホテルを手配していただいたので、学生が道に迷うことなくスムーズにチェックインできる環境が整いました。集約したことで学生への案内もシンプルになり、迷子や遅刻といったトラブルもなくなりました。以前は、宿泊先が学生ごとに異なることで、ホテルごとに個別のルートを案内しなければならず、その作業だけでも手間がかかっていましたが、今は全員に同じ案内を送るだけで済みます。

― 学生にとってはどのような変化がありましたか。
坂田さん ： 事前に自分でお金を立て替える必要がなくなったのは、学生にとって大きかったと思います。特に地方から来る学生にとって、宿泊費を参加前に自分で用意しなければならないのは決して小さな負担ではなかったはずです。私自身は学生の立場ではないのでわかりませんが、まとまったお金を事前に立て替えるとなると、参加をためらう要因にもなりかねないと感じていました。その心配がなくなったことで、参加しやすくなったのではないかと思っています。また、以前は学生ごとに宿泊先が異なるため、かかる費用にばらつきが出てしまうこともありましたが、一律で手配することでそういった不公平感もなくなりました。

― 緊急時の対応はいかがでしたか。
坂田さん ： 個人手配だったころ、台風で学生が地元に帰れなくなったことがありました。以前の対応だと、宿泊先が学生ごとにバラバラでしたから、まず一人ひとりの状況を個別に確認して、それぞれの宿泊先に連絡して、といった対応が必要となり、相当混乱していたと思います。現在は、マイナビBizに一本化していたおかげで、そういったトラブルがおきてもすぐに相談して延泊の手配をしていただくことができるので安心しています。
また、学生の安全面や治安面についても、以前は宿泊先が異なることでどんな場所に泊まっているか把握しきれない部分がありましたが、今は安心できる環境をしっかり確保していただいているので、その心配がなくなりました。何かあったときに一声かけるだけで動いていただける体制があるというだけで、精神的な負担が減り、担当者として、安心してインターンシップの運営に集中できるようになったと感じています。

採用運営全体への影響と今後の展望

― 採用担当として、外部に委託して宿泊環境を整えることの意義をどう捉えているか教えてください。
坂田さん ： 学生にとって、インターンシップは企業と初めて深く接する機会です。そのときにホテルをしっかり用意することは、会社への印象に繋がると考えます。募集の段階で「宿泊手配あり」と案内できることも、参加しやすい環境づくりにつながっていると感じています。

蓮沼さん ： また、宿泊先が一カ所に集まっていると、何かあったときにも確認しやすいですし、学生へのフォローもしやすくなります。運営側の安心感にもつながっています。

― 今後の展望を教えてください。
坂田さん ： 今後は対面コースをさらに増やしていく予定で、参加人数も20〜30名規模への拡大を見込んでいます。工数の心配がなくなったことで、人数を増やすことへの不安も小さくなりました。内定式や研修でもすでに活用しており、採用イベント全体でマイナビBizをうまく活用していきたいと考えています。