東京都内の官公庁職員向け住居整備で通勤負担を減らし、ワークライフバランス向上を実現

北海道に関する様々な情報提供や人的ネットワークづくりなど、首都圏の北海道総合窓口である北海道東京事務所様。約2年ごとのサイクルで人事異動があり、そのタイミングで住居の入れ替えが発生する同事務所は、2024年秋ごろから住環境の見直しを図りました。

行政課の中山諭さん、物件探しや契約事務を担当する行政課総務係の甲斐聖人さん、同じく行政課総務係の林涼太さんに、住まいの課題と課題解決のためにマイナビBizの導入を決めたことについて、詳しくお聞きしました。

北海道から異動してくる職員の住まい探しにおける課題

ー職員の住居について、どのような課題を抱いていたかを教えてください。

甲斐さん：まず北海道東京事務所の住宅事情からお話ししますと、職員は55名いるものの、北海道庁が管理している社宅はわずか8部屋しかありません。職員の大半は民間賃貸住宅を活用した借上の社宅に入居しています。約2年ごとに人事異動がありますが、4月異動の職員の内示が出るのが3月上旬ごろで、そこから職員の住居探しが始まります。5日から1週間程度というタイトなスケジュールの中で、予算の制約も加味しながら条件に合う家を探し、契約事務までを終わらせる必要がありました。

―北海道と東京では、通勤事情も異なりそうです。

甲斐さん：地域によって通勤方法は異なりますが、北海道の場合、電車通勤で東京のようなラッシュはありません。北海道庁は職場の近くに社宅を保有しているほか、道内の（総合）振興局では徒歩で通う人も一定数います。北海道から東京に出てくる職員は、満員電車や長時間の通勤時間にストレスを感じていますね。

ー住居に関する課題はどんなものがありましたか？

林さん：当事務所の職員は、千代田区永田町にある事務所に勤務する職員に加え、省庁や民間企業への出向・研修生もいます。まず現状を把握するために、社宅に入居している職員にヒアリングを実施し、さらに担当職員が現地を訪問して実際の通勤行程や賃貸物件の場所を確認するなどの実態把握をしました。そこで職員から挙がった意見は、毎月の時間外勤務に加え、長時間の通勤時間による精神的・身体的な負担でした。

中山さん：23区外の団地に入居した職員は、時間外勤務を終えたあと、長時間の満員電車での移動や乗り換えがあります。私も実際に現地を訪れましたが、「毎日この往復を繰り返すのはつらい」と感じました。
私たちは職員の出向・研修先の職場環境は変えられませんが、職場に近い住居を確保して職員の通勤時間を軽減することはできます。また、事務担当者から「社宅管理事務を見直したい」という声もあがりました。このような背景から、住環境の改善を図ることにしました。

マイナビBizで「人に結びついた家探し」を叶える

―マイナビBizを知ったきっかけを教えてください。

甲斐さん：マイナビの営業の方からお電話をいただいたことがきっかけでしたが、当時は年度末で十分に検討する時間がなく契約に至りませんでした。2024年度の秋ごろから住環境の改善に向けて本格的に動き出したタイミングで、こちらから連絡を取りました。

―マイナビBizを利用する決め手は何でしたか？

甲斐さん：マイナビBizは、契約満了日がわかりやすいことですね。保有する物件の数も多く、「3月末ごろに入居可能な部屋が◯部屋ほしい」といった当事務所からの要望に対し、物件をリストアップするなど柔軟に対応していただきました。何より、これまで年度末に対応していた物件探しに早いタイミングから着手できたことが、非常に魅力的だと感じました。これらのことが決め手となり、2025年度から利用を開始しました。

―物件の選定でこだわった点はありますか？

林さん：「人に結びついた家探し」という点についてです。職員の負担を軽くすることを重視し、千代田区永田町にある当事務所から近い物件はもちろん、省庁や民間企業に派遣されている職員の職場から近い物件も選定することを心がけました。
もう一つ意識したポイントは、北海道の住居とのギャップが少なくなることです。例えば、北海道の一人暮らしの住居は40㎡前後の1DK〜1LDKが一般的ですが、東京の場合は20〜25㎡の1Kくらい。限られた条件の中で、できるだけ広い部屋を選ぶようにしました。

業務負担を大きく削減、時間に余裕ができ余暇にも活用できるように

―マイナビBizの物件を利用した職員の声があれば、教えてください。

林さん：職場や駅から近い物件を確保できたため、「北海道の一般的な賃貸物件と比べると狭いが、通勤時間の短縮につながった」「精神的・身体的な負担が軽減された」と聞きました。

―物件探しや契約事務などを担当している甲斐さんと林さんは、どのような変化を感じていますか？

林さん：マイナビBizの先行予約制度のおかげで、早期にかつ計画的に物件を確保でき、物件数の不足に悩むことがなくなりました。

甲斐さん：昨年度末は物件探しや社宅の事務にかかる負担が多く、退社時間も遅くなっていました。ほかの業務が処理しきれず次年度までずれ込んでしまっていましたが、マイナビBizを利用してから、負担が大きく軽減されました。

中山さん：時間に余裕ができた分、余暇にも使えるようになったね。

甲斐さん：そうですね。昨年度は、休日も賃貸情報をチェックするほど物件の確保に悩まされましたが、今年度はそのプレッシャーから解放され、まとまった休みも取れるようになりました。

林さん：私も1週間お休みをいただくことができました。今回のように社宅の契約事務が圧縮されて時間に余裕ができれば、その分他の業務を進めることができます。この好循環を回していき、時間外勤務を減らしたいと思っています。

後払いシステムが官公庁の会計制度にマッチ

―マイナビBizの魅力を教えてください。

甲斐さん：いくつかありますが、後払いができることはとても大きいです。というのも、官公庁には、各年度の支出には同じ年度の収入を充てるという「会計年度独立の原則」があるからです。一般的な民間の賃貸は前払い制のため、4月に入居する物件の家賃を3月中に払わなくてはなりませんが、それだと当事務所のルールでは対応できません。支払い時期を調整してもらえるよう交渉しましたが、先方にとっても異例のケースのため、何度もやりとりをするなど手間も時間もかかりました。その点、マイナビBizの支払いシステムは、官公庁の制度にマッチしていると感じます。

林さん：社宅で問題が起きたときにサポートデスク宛に電話1本で対応してもらえるなど、サポート体制がしっかりしていることも魅力の一つだと感じます。これまでは入居者が業者を探してやりとりし、修理を委託するなどの負担がかかっていました。

甲斐さん：鍵の受け渡しを非対面で受け取れる点もいいですね。これまでの賃貸物件は、入居者が管理事務所で鍵を直接受け取るシステムでした。ただ、管理事務所の営業時間が短く、荷物の搬入を翌日に控えた職員が鍵を受け取れずに困って相談に来たこともありました。マイナビBizでは、その辺りの心配がないのも嬉しいです。

中山さん：物件の申込手続きが簡単なことも魅力として挙げたいです。「現在利用している団地の場合」、物件の申し込みは団地内の事務所で先着順に行います。そのため、甲斐と林が就業時間前に事務所に行って受付をしないと物件を確保できませんでした。

また、今回マイナビさんと契約事務をある程度一元化できたことで、事業者との事前調整や契約事務などの負担軽減にもつながっています。

―マイナビの営業担当者について、どのような印象を持ちましたか？

中山さん：今回のように住環境の大きな見直しを図る際、営業担当者が信頼できる人柄かどうかはとても大事です。マイナビの営業の方から「職員のためには住環境の整備が大事ですよね」と言われ、最初から互いの意見が一致していると感じました。具体的に話を進めていく段階で、同じ方向を見ていると実感できたことは大きかったです。

マイナビBizの運用面や契約内容では官公庁に対応できていないと感じる部分がありましたが、何度も打ち合わせをしながら、私たちが運用できる形になるよう柔軟に対応してくれたことも印象に残っています。

社宅の改善で見込まれる効果

―職場が社宅を用意することは、どのような意義があるとお考えですか？

中山さん：当事務所の職員は、東京にゆかりがあり土地勘のある人は多くないことから、人事異動の際、限られた時間の中で職員自ら住居を探すのは困難です。慣れない土地への赴任で不安になっている職員に代わり、私たちが住居を探す必要があると思っています。

その上で、今回のように住環境を改善して職員の通勤にかかる負担を軽減することは、東京事務所や省庁、民間企業で働く職員のモチベーションの向上にも寄与し、離職防止への効果も見込まれると考えます。また、公務員の福利厚生の充実を学生にアピールする際、他県との差別化も図れることを期待しています。