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管理会社と上手に付き合う! 押さえておくべき6つのポイント

2020年12月24日

前回前々回と不動産投資で失敗しないための入口(=購入)についてご説明をさせていただきました。今回は保有期間中の運営(=管理)についてご説明させていただきます。

保有期間中の運営は、自身で行う自主管理と管理会社に任せる方法があります。

専業大家の方でない限り管理会社に任せている方が多いと思います。

しかしその管理会社に多くのオーナー様が不満を持ち、成果が出せずにいます。

私自身、管理会社勤務を9年、管理会社のコンサルティングを3年、合計12年管理会社と関わってきました。

その中でほとんどの管理会社には構造・仕組みに共通した問題があり、悪気なくオーナー様に不満を抱かせてしまう体質があることが分かりました。

そこで管理会社の構造・仕組みを理解していただいた上で、管理会社と上手に付き合うにはどうすれば良いか、6つのポイントをご説明します。

1.報告がない管理会社には、オーナー様から報告手段の提案を

オーナー様の不満の多くはこの「報告・連絡が無い(遅い)こと」です。

理由は単純です。管理会社には担当者が情報を正しく・素早く把握できる仕組みがないから。多くの管理会社では、必要な情報が「どこかの棚にあるファイル」、「担当者のデスクトップ」、「共有サーバーのどこかのフォルダ」、「複数あるシステムのどこか」、「別の担当者の頭の中」にあるため、聞かれてもすぐに回答ができず、確認している間に忘れる・遅れるといった事態になります。

管理会社が情報集約できる体制になるには時間がかかります。そのため当面は担当者のタスク管理に期待するしかありません。

しかし更に問題なのがタスク管理の仕組みが統一(導入)されておらず担当者本人・管理者が把握できていないことです。

また連絡手段も統一されておらず、オーナー様からの大切な連絡が多くのメールやメッセージに埋もれ、そのまま忘れさられることも多いです。

Chatwork、LINEWORKSといったツールを導入してもらう、導入が無理であればexcelでも良いので、タスクの共有と進捗管理をしてあげると、漏れなく優先して取り組んでもらえます。

2.提案が無い管理会社には、提案してほしい内容を積極的に伝える

報告の質の低さの次に不満が多いのが、「提案が無いこと」です。

そもそも管理会社の多くは受動的な仕事の仕方をしているため、提案するという考えがありません。また不動産投資についての知識がない担当者も多いです。

ただし管理会社には多くの不動産投資家(管理を任されている他のオーナー様)がいるため、売却・購入のチャンスもありますし、一時期の太陽光やコロナ禍における宅配ボックスのように、需要があるものについては取扱会社から営業を受けており、提案できる土壌はあります。

そのためオーナー様から、「売却したい」「購入したい」「宅配ボックスを設置したい」「家賃を上げたい」といった要望を伝えれば、提案を受けることが可能です。

私のコンサル先の管理会社でも売買部門設立と管理オーナー様の購入・売却に対し仲介手数料の割引を実施してもらっています。

管理会社の担当者は「オーナー様=怒られる存在」という認識になっていることも少なくありません。冒頭で挙げた「報告」も同じですが、ご自身の賃貸経営のためにも歩み寄ってあげることが重要です。

3.リフォーム料金が高くても、自身での発注はできる限り控える

以前は管理会社の原価とオーナー様の原価には差がありました。しかし賃貸管理業界もITインフラの充実とともにその差は埋まってきています。そのため中間マージンが乗った管理会社からの提案が高いと感じることも多くなっているかもしれません。

それでもリフォームのパターンを統一し部材を直接メーカーから仕入れる、エアコンを大量に購入する、建具交換ではなく塗装で対応するといったように、入居付けに影響が出ない範囲で原価を抑えることは可能です。

しかし管理会社はイレギュラーな対応に弱いです。通常と違う業務フローですと、業務の漏れ・遅れが発生しやすくなります。例えば「退去→リフォーム→募集」といった業務フローに「オーナー様へ依頼・確認をする」といった業務が追加された瞬間、通常のフローから外れ募集開始が大幅に遅れてしまう可能性があるのです。

また、オーナー様が個人でリフォームを手配した場合、入居付けしづらい仕上げになっていることも多く、募集時の優先度が下がってしまう可能性があります。

不必要なリフォームを実施する必要はありませんが、多少の単価の違いであれば管理会社に任せることをお勧めいたします。

4.決定権がない管理会社には、ある程度の裁量を与える

管理会社は入居者さんやリフォーム会社から判断を迫られますが、自らに決定権が無いため対応が遅くなりがちです。

そして対応が遅くなることで解約率の増加や空室期間の長期化に繋がっています。

高額な修繕等、慎重に判断をした方が良いことは別ですが、日々発生する少額な修繕や、数日の遅れが命取りになる繁忙期のリフォームについては、管理会社に裁量を与えてあげることで一気に対応が早くなります。

多くの管理会社でも契約書上は、緊急時や少額修繕については事後報告で対応すると記載されていますが、実際には怒られたくないため都度確認をしてから対応をしています。

そこで管理会社が事後報告で実施して良い内容をあらかじめ打ち合わせで決めておくことが重要になります。

施工前後の詳細な写真、工事や設備の単価、施工が必要な理由が打ち合わせ内容に沿っていれば悪意を持った対応をしてこない限りいたずらに支出が増えることはありません。

それどころか無駄な退去や空室期間が発生しないため収支が改善される可能性を秘めております。

5.現地に行かない担当者には、物件に足を運んだことを伝え焦らせる

自分では物件を見に行かず、外注先に任せている管理会社(担当者)も多いです。入居者の方に満足してもらうためにも、入居付けを促進するためにも、オーナー様に良い提案をするためにも不動産は現地に行く必要があります。

しかし非効率な仕事で業務に追われている管理会社では現地に行くことがあまりありません。そのため外注先に任せ、物件の状況を把握していないことが多いです。さらにはオーナー様が現地に行くとは思っていないと高を括っていることもあります。

そこで現地に行ったことを伝え、管理会社(担当者)にまずいと思わせることも重要です。特にリフォーム完了時や空室が長期化した場合に現地に行くことをお勧めいたします。

6.担当者変更には、組織体制や目標数値を事前に確認しておく

良い管理会社だと思っていたら担当者が変わった瞬間に一気に対応が悪くなることは少なくありません。また担当者が変わらずとも、業務量が増え対応の質が落ちるということもよくある話です。そこで確認すべきなのが、担当1人あたりの担当オーナー数や管理戸数の拡大目標です。

担当エリアや担当業務の幅にもよりますが、私の個人的な考えとしては担当1人あたりの適正な担当オーナー数は50~60名程度です。仮に60名とすると、担当物件は70棟800戸程度になります。その数であれば空室も把握でき、現地にも行け、定期的に報告ができ、適切な提案も可能です。

経営者としては少人数の方が営業利益を確保できるため、管理会社によっては1名で1,500戸以上担当していることもあります。こうなると雑務に追われ適切なサービスは提供できません。

また管理戸数を積極的に増やしている会社では、担当者の変更が多く発生しますし、1人あたりの担当戸数も増加する傾向にあります。また増加戸数が多いと管理をする上で重要な初期設定(入居者挨拶、空室募集、システム入力等)が疎かになってしまい、解約増加・空室率増加につながってしまうリスクもあります。

自主管理という選択肢も

ここまで読んでいただくと、管理料を払ってまで、どうしてここまで世話をしてあげないといけないんだと思うオーナー様も多いかもしれません。そこで自主管理について少しお話させていただきます。

ご本業がありながら自主管理なんて難しいと思われるかもしれません。ただしそもそもなぜ管理会社に委託する必要があるかというと、多くは「入居付け」と「入居者対応」のためではないかと思います。

しかしITインフラが充実している現在では少しの手間をかけることで管理会社の仕事をITが代替してくれることが可能です。※エリア(特に入居付け)、協力会社(特に修繕関係)の有無、入居者属性の確認が必要です。

今回の趣旨とは違うため詳細は省きますが、もしご興味がありましたらお問い合わせください。

ポイントを押さえて管理会社と上手に付き合う

連絡手段が電話・FAX・郵送しか無い時代には必要だった管理会社もITの発達とともに重要性が減ってきております。さらに管理会社という中途半端な立場がオーナー様・入居者様にとって弊害となることも少なくありません。それでもご本業のあるオーナー様にはまだまだ欠かせない存在であることは間違いありません。

皆様の賃貸経営を良くするためにも管理会社との付き合い方を見直していただく機会になれば幸いです。


神農貴大

不動産仲介・コンサルタント。所属していた管理会社では顧客にとって最適な提案をする「資産運用のコンシェルジュ」として活躍、不動産物件に留まらず保険や金融商品に至るまで幅広い知識と経験を持つ。また、自身でも物件を保有しており、オーナー目線での不動産投資動向も把握。

現在、代表取締役を務めるベスト・レギュレーション株式会社では東京23区を中心に透明性のある取引と安定した収益を提供することにこだわり不動産仲介・賃貸管理業を行う。

※本記事は掲載時点の情報であり、最新のものとは異なる場合があります。予めご了承ください。

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